Časový rámec pri výbere kancelárskych priestorov

Pri výbere kancelárskych priestorov netreba zabúdať na časovú následnosť krokov, ktorá je veľmi podstatná a častokrát ovplyvňuje rozhodovanie.

Komfortná zóna pri výbere správnych  kancelárii trvá štandardne 6 až 9 mesiacov.

Zároveň nadväznosť výpovede z existujúcich priestorov na podpis novej Nájomnej zmluvy si vyžaduje mnohé kroky, ktoré sú z procesného a časového hľadiska náročné.

„Poradenská spoločnosť zastupujúca klienta by mala preto okrem vyjednávania zmluvných podmienok koordinovať procesy s cieľom dodržania termínov a hlavne s cieľom šetrenia času pre klienta.“ Konštatuje Michal Rudinský, Head of Office v 108 Agency na Slovensku.

V nadväznosti na vyššie uvedený časový horizont je v prvom kroku dôležitá analýza trhu a následný výber potencionálnych možností pre nové kancelárie. Jednotlivé obhliadky až po získanie finálnych ponúk a dispozičných návrhov trvá častokrát 2 až 3 mesiace. Následná negociácia Nájomnej zmluvy je nesmierne dôležitá pre uchopenie časovej a priestorovej flexibility pre Nájomcu. Finálnym krokom je projektovanie a následná výstavba priestorov.

V prípade zmeny kancelárskych priestorov je dôležité myslieť, okrem iného, na nastavený mechanizmus skončenia pôvodného nájomného vzťahu a s tým spojené následky. Vo väčšine prípadov, podmienky skončenia nájmu upravuje „na mieru strán“ priamo nájomná zmluva. Aby sa nájomca vyhol riziku neplatne skončeného nájomného vzťahu, je dôležité komplexne si preštudovať nájomnú zmluvu a vyhodnotiť všetky následky spojené s možnosťami a spôsobmi ukončenia nájmu. V našej praxi komerčných realitných advokátov pravidelne riešime otázku, ako možno (predčasne) skončiť nájomný vzťah, konštatujú Michal Kilian a Oliver Majdúch, advokáti MATHISON legal.

Strany si často v nájomných zmluvách dojednajú rôzne inštitúty umožňujúce jednostranné ukončenie nájomného vzťahu zo strany nájomcu ešte pred uplynutím pôvodnej doby nájmu.  Je však nevyhnutné, aby boli tieto inštitúty riadne uplatnené z hľadiska ich právnych účinkov. 

Nepochybne, aj pri negociácii o novom predmete nájmu je potrebné reagovať na celý rad súvisiacich právnych otázok. Týmito sú napr. fit-out - úpravy priestorov podľa požiadaviek nájomcu, časový rámec pre odovzdanie priestorov nájomcovi, rôzne skryté poplatky a pod. Väčšinu z týchto otázok je možné úvodne podchytiť už v rámci základných podmienok nájmu (Heads of Terms), ktoré si rokujúce strany podpisujú ešte pred uzavretím nájomného vzťahu. 

Ak má byť relokácia nájomcu ekonomicky výhodná, nájomcovia musia správne zhodnotiť všetky výhody a častokrát skryté úskalia spojené s daným premiestnením. 

Zdroj: https://www.najdikancelarie.sk/casovy-ramec-pri-vybere-kancelarskych-priestorov-2873